Календарь начинает экономить время только после настройки времени и правил занятости. Иначе сотрудники получают приглашения ночью, встречи накладываются друг на друга, а свободный слот не означает, что человек доступен.
Настройки календаря
Сверь часовой пояс и рабочее время до того, как отправлять первые приглашения.
- Часовой пояс
- Рабочее время
- Календари команды
Как настроить календарь
- Шаг 1. Проверь часовой пояс и рабочее время.
- Шаг 2. Подключи нужные календари команды.
- Шаг 3. Настрой правила приглашений и занятости.
Сначала синхронизируй время
Часовой пояс и рабочее время влияют на каждое приглашение. Проверь их до создания общих встреч, особенно если команда работает из разных городов.
Занятость в календаре полезна только тогда, когда сотрудники не держат личные и рабочие встречи в разных местах без синхронизации.
- Часовой пояс профиля.
- Рабочие дни и часы.
- Календари команды и переговорных.
Каждая встреча должна иметь цель
Название встречи отвечает на вопрос, зачем люди открывают слот. В описании укажи повестку, ожидаемое решение и ссылку на материалы.
Если итогом встречи становится действие, сразу создай задачу и назначь исполнителя. Запись в календаре не заменяет обязательство.
- Понятное название.
- Повестка и материалы.
- Задачи по итогам.
Уменьши количество переносов
Перед приглашением проверь занятость участников, а при необходимости предложи несколько слотов. Не ставь встречу только потому, что у тебя в календаре есть свободное место.
После изменения времени убедись, что уведомление дошло до всех участников и ссылка на встречу осталась актуальной.
- Занятость всех участников.
- Актуальная ссылка на встречу.
- Подтвержденный новый слот.