Робот в CRM выполняет заранее заданное действие, когда элемент попадает на стадию. Он полезен там, где команда повторяет одно и то же: создает задачу, отправляет письмо, меняет поле или ставит напоминание.
Сценарий CRM-робота
Робот запускается в конкретной стадии и должен иметь понятный, проверяемый результат.
- Стадия запуска
- Действие робота
- Проверка на тесте
Как запустить первого робота
- Шаг 1. Опиши ручной процесс до автоматизации.
- Шаг 2. Запусти одного робота на одной стадии.
- Шаг 3. Проверь сценарий на тестовой сделке.
Сначала опиши ручное действие
Робот должен повторять устойчивое правило, а не угадывать решение менеджера. Запиши: какая стадия запускает действие, какие данные нужны и какой результат должен появиться.
Если команда выполняет одно действие по-разному, сначала договорись о ручном порядке, а уже затем автоматизируй.
- Условие запуска.
- Действие робота.
- Проверяемый результат.
Тестируй на отдельной сделке
Создай тестовую карточку и проведи ее через нужную стадию. Проверь сроки, ответственного, уведомления и то, не создается ли дубль при повторном переходе.
Не включай новый робот сразу на все активные сделки: сначала убедись, что он не затрагивает старые процессы непредсказуемо.
- Тестовая карточка.
- Проверка дублей.
- Проверка прав и уведомлений.
Поддерживай порядок в автоматизации
Давай роботам понятные названия с действием и местом запуска. Рядом с настройкой храните короткое описание сценария и ответственного за его изменение.
Раз в месяц отключай устаревшие сценарии, которые больше не соответствуют процессу.
- Понятные имена роботов.
- Описание сценария.
- Регулярная ревизия.